SCRUM - Wege zu einer erfolgreichen Retrospektive


Die Retrospektive sollte immer am Ende des Sprints stattfinden und der Ort sein, an dem die Weichen gestellt werden für den nächsten Sprint. Nicht, was den Inhalt des Sprints angeht, also die Frage beantwortet wird, was gemacht werden soll, sondern wie man es besser tun kann.

Hierbei spielt eine grosse Rolle ob die Leute aktiv dabei sind, ob sie also daran interessiert sind sich und ihren Prozess zu verbessern. Die Motivation ist hierbei sehr entscheidend.

Die Retrospektive ist mit dem DailyStandup-Meeting eines der wichtigsten Meetings im Sprint. Sie sollte unbedingt ernstgenommen werden. Ausschliesslich in diesem Meeting können Sachen verändert, verbessert oder ausprobiert werden. Das Team braucht ein offenes Ohr. Für alle Anliegen, die hervorgebracht werden.

Tipp: Falls das Team eher introvertiert ist, gelangen Sie über die Frage „Was lief denn gut in dem Sprint“ ganz einfach in die Diskussion, was schlecht lief.

Sollte der Product Owner dabei sein?

Das Team sollte sich zusammenfinden und Schwachstellen suchen, falls diese nicht während des Sprints schon herausgekommen sind und versuchen diese zu beseitigen. Ob der Product Owner (PO) dabei anwesend sein muss sollte individuell pro Team entschieden werden. Ich habe schon Meinungen gehört, dass der PO nicht dabei sein sollte, damit das Team ungestört reden kann. Dies heisst jedoch nur, dass das Team mit anwesendem PO nicht reden könnte, was die Beziehung des Teams zum PO in Frage stellt. Ausserdem kann der PO auch abschliessend, also nachdem alle Team-Argumente vorgebracht sind, wertvollen Input in die Retro bringen und eventuell dabei helfen die Dinge zu verbessern, die in der Retro hochgekommen sind. Somit will ich dort nicht zu einem eindeutigen Schluss kommen. Sinnvoll kann beides sein. Und falls die Retro einmal mit bzw. ohne PO gemacht wurde, heisst das ja nicht, dass es ewig so bleiben muss. Man kann es ja verändern. Ein Hoch auf die Retrospektive!

Ansätze für eine erfolgreiche Retro

Stand Up!

Lassen Sie das Team stehen (nicht im Regen). Es sollte jedoch nicht sitzen. Leute sind aktiver, wenn sie stehen. Falls sie also Aktivität fordern und fördern wollen, bitten Sie jeden, der an der Retrospektive teilnehmen will, aufzustehen.

Write Down!

Benutzen Sie etwas zum Aufschreiben. Ein Flipchart. Ein grosses Blatt Papier auf dem Tisch. Rote Karten (schlecht), grüne Karten (gut). Wichtig: Jeder sollte hierbei etwas zu schreiben in der Hand haben.

Take Time:

Nehmen Sie sich Zeit! Es gibt nichts Schlimmeres als eine gehetzte Retrospektive. Zeit um Sachen aufzuschreiben. Zeit, um Sachen auszuwählen. Zeit, zu diskutieren. Planen Sie für die Retro mit ruhigem Gewissen gute 60 Minuten ein. Wenn es mehr wird ist das erstmal positiv, nicht negativ. Man kann sich am Ende immer noch auf 2-3 Themen begrenzen, die es zu behandeln gilt.

Allseits bekannt: Die Technik ist entscheidend!

Mit verschiedenen Techniken lassen sich abweichende Ergebnisse erzielen. Somit probieren Sie aus, welche der Folgenden Ihnen am besten passt:

Achtung: Die gezeigten Techniken hier sind nur ein Bruchteil derer, die es für erfolgreiche Retrospektiven gilt. Die Beispiele sollen jedoch zeigen, wie Facettenreich solch ein Meeting gestaltet werden kann.

Das Karten-Prinzip:

Jeder Teilnehmer schreibt einen Punkt auf eine Karte, der ihm gut bzw. weniger gut gefallen hat. Hierbei gibt es viele Karten, jeder Teilnehmer kann so viel schreiben wie er möchte. In der Zeit kann der Scrum-Master eine Wand präparieren, die eine Skala zeigt. Diese hat beispielsweise die Form eines langen Dreiecks. Auf der einen Seite dicker (gut) auf der anderen Seite dünner (schlecht).

SCRUM - Wege zu einer erfolgreichen Retrospektive

Wenn die Teammitglieder fertig sind heften sie die Zettel an die Wand bis keine beschriebenen Zettel mehr auf dem Tisch liegen. Danach wird das Ergebnis betrachtet und diskutiert. Natürlich im Stehen. Hierbei spielt nicht nur eine Rolle, warum der Zettel wo hängt, sondern auch, was drauf steht. Also Inhalt, und Ort sind von Nutzen. Wenn Sie einen Schritt weiter gehen wollen, können sie die Höhe, also die y-Achse, noch als Priorität definieren. Dann legen die Team-Mitglieder neben der Sache selber, der Einordnung in „Gut“ und „Schlecht“ auch noch die Priorität (wichtig/nicht so wichtig) fest.

MKL-Prinzip:

MKL steht demnach für die drei Statuswerte „More“, „Keep“ und „Less“. Die Methode ähnelt dem Karten-Prinzip. Hierbei sind die Grenzen zu „gut“ und „schlecht“ jedoch klar abgegrenzt.

Bereiten Sie ein Flipchart oder eine Magnetwand (oder oder oder…) vor und zeichnen Sie drei Spalten „More“, „Keep“ und „Less“. Lassen Sie das Team bewaffnet mit jeweils einem Stift pro Person an die Wand treten (Jeder einen Stift ist hierbei sehr wichtig. So hat niemand die Möglichkeit zu sagen „ich kann nichts schreiben, ich hab ja den Stift nicht“). Nun soll jeder aufschreiben was gut war an diesem Sprint bzw. was noch verstärkt gemacht werden soll („More“). Neutral bzw. ausreichend ist, was in der Spalte „Keep“ eingetragen wird, und „Less“ sollte sich mit Sachen füllen, die man im nächsten Sprint weniger finden will.

Rory Cubes:

lIlya Pavlichenko stellt im Scrum.org-Blog eine weitere Methode vor, wie man Retrospektiven gestalten kann. Hierbei greift er auf Spielwürfel zurück.

Zu finden ist das Ganze hier: http://blog.scrum.org/rory-cubes-for-sprint-retrospective/

Briefe:

Eine weitere Möglichkeit ist, dem Sprint Briefe schreiben zu lassen. Was auf den ersten Blick völlig albern erscheint, ist auf den zweiten Blick gar nicht mal so abwegig:

Geben Sie jedem Teilnehmer der Retro ein leeres Blatt Papier. Hierauf sollen sie dem Sprint einen Liebes- und einen Hassbrief schreiben. Dies kann auch gern im Team von zwei bis drei Leuten geschehen. Timeboxed auf ca. 15 Minuten können daraus Punkte zur Verbesserung abgeleitet werden und erforderliche Massnahmen ergriffen werden. Ausserdem bringt diese Methode sicher einige Lacher mit sich, die gerade in einem etwas schwierigeren Meeting wie der Retro enorm wichtig sind.

Generell: Halten Sie die Ergebnisse fest!

Halten Sie das Ergebnis der Retrospektive fest. Nichts ist schlimmer als eine Retro, deren Ergebnis nachher in Luft verpufft. Daher halten Sie das Ergebnis irgendwie fest. Natürlich im Einverständnis aller. Hierbei geht es gar nicht mal um die Form. Foto, Zeichnung, Protokoll. Völlig egal: Hauptsache das Ergebnis steht bei der nächsten Planung zur Verfügung. Besser noch: Hängen Sie das Ergebnis der Retro offen für jeden sichtbar auf, damit das Team daran erinnert wird, was es verbessern wollte. Greifen Sie es in der nächsten Retro wieder auf. Haben sie nach einer Zeit einige Punkte gesammelt und verbessert können sie allein schon mit der Retro eine Reihe von Erfolgen vorweisen. Das bessert die Stimmung und zeigt auch Zweiflern, dass ihr Zweifel unbegründet ist.

 

Beschränken Sie sich auf die Punkte, die realistisch sind:

Wie wichtig es ist, Ergebnisse gleich während der Retro festzuhalten zeigt auch der folgende Ansatz: Angenommen ihr Team hat etwaige Punkte gefunden, die verbessert werden können: Nehmen Sie nur den Teil davon auf, der zum Umsetzen realistisch ist. Vielleicht die ersten beiden Punkte? Oder immer nur einen? Gerade am Anfang sind die Erfolge leichter zu sehen, wenn kleine Sachen recht einfach umgesetzt werden können. Das Vertrauen in das Meeting wächst und die Skepsis verfliegt langsam.

Aber Achtung: Sie sollten niemals aus einer Retro gehen und nichts zum Verbessern haben. Hand aufs Herz: So gut ist auch Ihr Team nicht, als dass es nichts zu verbessern gäbe ;-)

Das wichtigste zum Schluss:

Seien sie offen für alles. Falls etwas nicht passt, fliegt es raus. Probieren Sie Sachen aus. Natürlich geht es um Verbesserungen. Aber ob es nun wirklich besser oder schlechter geht mit einer Veränderung stellen Sie erst fest, wenn sie es probiert haben. Fordern Sie das Team aktiv auf etwas auszuprobieren. Im schlimmsten Fall fliegt die Veränderung in der nächsten Retro wieder raus. Und selbst dann hat man an Erfahrung gewonnen.

Mit diesem Blog habe ich nur einen Bruchteil von Ansätzen gezeigt, die eine Retro schmackhaft und erfolgreich machen können. Es gibt Ansätze wie Sand am Meer. Die Kunst ist, den zu finden, der auf ihr Team passt. Ich hoffe jedoch ich konnte Möglichkeiten aufzeigen, die zeigen, dass eine Retro mehr sein kann, als die Frage, was alles schlecht ist.

Gruss Fabian